Sprawdzian dziesięciu dni, czyli co się stanie, gdy Cię nie będzie
Większość właścicieli poznaje odpowiedź na to pytanie w najgorszym możliwym momencie: przy chorobie, wypadku albo sprawie rodzinnej. Ten tekst proponuje poznać ją wcześniej i na sucho — bo wtedy wynik jest listą zadań, a nie stratą.
Sprawdzian nie wymaga niczyjej zgody i nie kosztuje nic poza jednym wieczorem. Wystarczy odpowiedzieć uczciwie na kilkanaście pytań i zapisać, co się zatrzyma.
Załóż, że przez dziesięć dni nie ma Cię wcale
Dlaczego akurat dziesięć dni
Dwa dni przetrzyma prawie każda firma, bo wszystko da się przesunąć. Miesiąc to już sytuacja, w której trzeba działać awaryjnie i nikt nie udaje, że jest normalnie. Dziesięć dni jest niewygodne właśnie dlatego, że mieści się pomiędzy: za długo, żeby przeczekać, za krótko, żeby ogłosić kryzys.
To także realna długość zwykłej grypy i typowego urlopu, więc sprawdzian nie jest teoretyczny. Jeżeli firma nie wytrzymuje dziesięciu dni, to znaczy, że nie wytrzymuje także zwykłego wypoczynku właściciela — a to widać po nim samym prędzej czy później.
Pytanie pierwsze — kto odbiera
Sprawdź, co się dzieje z połączeniem i z wiadomością, gdy nie odbierasz przez kilka dni. Nie chodzi o technikę, tylko o to, czy dzwoniący dostaje jakąkolwiek informację i czy ktokolwiek poza Tobą wie, że ktoś dzwonił.
Najczęstszy wynik brzmi: nikt nie wie. Telefon dzwoni, wiadomość leży, a firma dowiaduje się o sprawie dopiero po powrocie właściciela — czyli wtedy, gdy klient zdążył już wybrać kogoś innego.
Pytanie drugie — kto ma dostęp
Wypisz konta i dostępy, które są potrzebne do codziennej pracy: skrzynka firmowa, bankowość, panel domeny, konta u dostawców, klucze do lokalu. Przy każdym zaznacz, czy poza Tobą ma je jeszcze ktokolwiek.
Kwestie pełnomocnictw, dostępu do rachunku i tego, kto formalnie może działać w imieniu firmy, ustal z księgowym albo prawnikiem. To akurat nie jest sprawa organizacyjna, tylko formalna, i różni się zależnie od formy prawnej.
Pytanie trzecie — co się zatrzyma najpierw
Przejdź po zleceniach w toku i zaznacz te, w których najbliższy krok zależy od Ciebie: potwierdzenie, decyzja, podpis, odbiór. Zwykle okazuje się, że nie chodzi o pracę merytoryczną, tylko o drobne potwierdzenia rozsiane po całym kalendarzu.
Te potwierdzenia są najłatwiejsze do oddania, bo wystarczy zamienić je na ustalone z góry granice. Jeżeli wiadomo, do jakiej kwoty i o ile dni można decydować bez pytania, większość z nich znika z listy.
Pytanie czwarte — co się dzieje z pieniędzmi
Sprawdź, kto zapłaci przelewy, kto wystawi faktury i kto zauważy, że klient nie zapłacił. Firmy przechodzą ten punkt gorzej niż poprzednie, bo pieniądze są zwykle najściślej związane z jedną osobą — i słusznie, ale to nie znaczy, że mają być związane z nią wyłącznie.
Rozwiązania są tu bardziej formalne niż organizacyjne i zależą od formy prowadzenia firmy. To jest właśnie ten fragment, o którym warto porozmawiać z księgowym raz, spokojnie, zanim będzie potrzebny.
Pytanie piąte — kto wie, gdzie co jest
Wiedza o tym, gdzie leży umowa, w którym folderze są zdjęcia z odbioru i który dostawca ma nasz numer klienta, bywa całkowicie nieudokumentowana. To nie jest tajemnica — po prostu nikt jej nie zapisał, bo do tej pory nie musiał.
Prosty spis „co gdzie leży" na jednej stronie rozwiązuje ten punkt niemal w całości i jest jedyną rzeczą z całego sprawdzianu, którą można zrobić od razu, w dwadzieścia minut.
Wynik: dwie kolumny, nie ocena
Nie chodzi o to, żeby wystawić firmie stopień. Zapisz wynik w dwóch kolumnach: co zatrzyma się natychmiast i co zatrzyma się po kilku dniach. Pierwsza kolumna jest planem na najbliższy miesiąc, druga na kwartał.
Prawie zawsze pierwsza kolumna jest krótka i tania w naprawie — telefon, dostęp, spis. Prawie zawsze druga jest ta trudniejsza, bo wymaga oddania komuś decyzji, a nie tylko czynności.
Ten sam sprawdzian przydaje się później
Lista, która powstaje przy tym ćwiczeniu, jest tą samą listą, której potrzeba przy urlopie, przy wzięciu wspólnika, przy zatrudnieniu pierwszej osoby i przy sprzedaży firmy. Nikt nie robi jej cztery razy — robi się ją raz i aktualizuje.
Warto o tym pamiętać, bo sprawdzian dziesięciu dni bywa odkładany jako coś teoretycznego. W praktyce jest najtańszym sposobem, żeby dowiedzieć się, ile firma jest warta bez właściciela — a to jest dokładnie to, co ktoś kiedyś wyceni.
Zrób pierwszy krok jeszcze dziś
Weź kartkę i odpowiedz na pięć pytań z tego tekstu. Nie poprawiaj niczego przy okazji, tylko zapisz odpowiedzi — poprawianie w trakcie odpowiadania kończy się tym, że sprawdzian nigdy nie zostaje dokończony.
Kiedy masz obie kolumny, wróć do części o zdejmowaniu pracy z właściciela i wybierz jedną pozycję z pierwszej kolumny. Jedna oddana rzecz działa lepiej niż plan naprawy całej firmy, którego nikt nie zacznie.